Artigo 1.º
(Objeto)
O presente regulamento estabelece as condições de utilização do Mini-Auditório Salgado Zenha e seus respectivos equipamentos. O auditório situa-se no piso 0 do Edifício da Associação Académica de Coimbra.
Artigo 2.º
(Finalidade)
1 – As referidas instalações destinam-se a acolher a organização de eventos tais como projeções de cinema, acções de formação, seminários e conferências, reuniões plenárias de órgãos da Associação Académica de Coimbra, Conferências de Imprensa ou outras actividades mediante autorização expressa do Centro de Estudos Cinematográficos.
2 – Para efeitos de marcação do Mini-Auditório Salgado Zenha será considerada a seguinte escala de prioridades:
- Centro de Estudos Cinematográficos da Associação Académica de Coimbra;
- Direcção Geral da Direção Geral da Associação Académica de Coimbra;
- Queima das Fitas;
- Conselhos Cultural e Desportivo da Associação Académica de Coimbra;
- Secções Associativas e Núcleos da Associação Académica de Coimbra;
- Organismos Autónomos da Associação Académica de Coimbra e outras Associações de Estudantes da Universidade de Coimbra;
- Organismo Externos à Associação Académica de Coimbra.
3 – As marcações de actividades serão regidas pelas seguintes prioridades:
- Exibição Cinematográfica;
- Cursos de Formação;
- Seminários e Conferências;
- Reuniões Plenárias;
- Conferências de Imprensa;
- Outros (mediante autorização do CEC).
3 – Além das entidades identificadas do Ponto 2 deste regulamento, a utilização será permitida a outras entidades mediante reserva prévia, nomeadamente outras entidades públicas ou privadas.
4 — Para os fins previstos neste Regulamento, o período normal de funcionamento de atendimento ao público é das 10h00 às 17h00, nos dias úteis.
5 — As reservas do Mini-Auditório podem ser realizadas ordinariamente das 8:00 às 24:00.
Artigo 3.º
(Utilização das Instalações)
1 – Para fazer um pedido o utilizador deverá consultar o respetivo regulamento e preencher o formulário de pré-reserva disponibilizado pelo CEC no seu sítio da internet, nomeadamente www.cecine.com, indicando-se:
- Data e Horário pretendido
- Natureza do evento
- Identificação do Requisitante e Representante Legal
- Identificação do tipo de reserva e materiais adicionais requisitados.
Este pedido deverá ser realizado com uma antecedência mínima de dias úteis.
2 — Para outros usos previstos neste regulamento devem ser enviadas para [email protected] informação com a designação oficial do evento, com uma descrição sumarizada da iniciativa a promover, sempre que possível acompanhada do respectivo programa, a data, horário (incluindo montagens e desmontagens, se for caso disso), número de pessoas esperado e tipo de equipamentos audiovisuais necessários.
3 – A viabilidade da utilização das instalações será comunicada por escrito, ficando em caso positivo efetuada a reserva definitiva. Esta reserva definitiva é efetivada mediante autorização expressa por parte do Centro de Estudos Cinematográficos.
4 – O Centro de Estudos Cinematográficos reserva-se o direito de não efetuar a cedência sempre que considere que a natureza dos eventos ou seu programa não se adequam à Instituição, às suas condições logísticas ou ponham em causa os princípios, a imagem e o normal funcionamento da instituição;
5 — Os interessados podem visitar os espaços para se inteirar in loco, das condições que os mesmos oferecem. Esta visita obedece a uma marcação e autorização prévia de acordo com o indicado no artigo 3.º alínea 2.
6 – O Centro de Estudos Cinematográficos reserva-se o direito de cancelar uma reserva já aprovada até uma semana antes da data agendada ou ainda verificando-se os seguintes casos:
- Não pagamento da taxa nos prazos fixados;
- Utilização para fins diversos daqueles para que foi concedida;
- Utilização por entidades ou utilizadores estranhos aos que foram autorizados.
7 – É vedado a elementos estranhos ao Centro de Estudos Cinematográficos a presença na régie do Mini-Auditório Salgado Zenha.
Artigo 4.º
(Custos de Utilização)
1 – A utilização do espaço do Mini-Auditório está sujeita ao pagamento de um custo de acordo com o seguinte:
- Isentos de pagamento, mediante comparticipação da Direcção Geral das despesas de limpeza do Mini-Auditório Salgado Zenha;
- Centro de Estudos Cinematográficos da Associação Académica de Coimbra;
- Direcção Geral da Associação Académica de Coimbra;
- Queima das Fitas;
- Conselhos Cultural da Associação Académica de Coimbra
- Conselho Desportivo Desportivo da Associação Académica de Coimbra
- Secções Associativas e Núcleos de Estudantes da Associação Académica de Coimbra
- 1,5 € / hora (10€/dia (8h) para todas as estruturas da AAC, caso a Direcção-Geral entre em incumprimento com o Protocolo de Cedência de Administração e Gestão do Mini-Auditório Salgado Zenha.
- 8 € / hora (50€/dia (8h));
- Organismos Autónomos da Associação Académica de Coimbra
- Associações de Estudantes da Universidade de Coimbra;
- Entidades Externas à Associação Académica de Coimbra
- sem fins lucrativos 16€ por hora (100€ /dia (8h));
- com fins lucrativos 20€ por hora (150€ /dia (8h)).
2 – Dos equipamentos disponíveis no Mini-Auditório Salgado Zenha aplica-se o seguinte preçário
- Projector Benq W1070 — RESOLUÇÃO 1920 X 1080 FULL HD — 2000 ANSILUMENS — CONTRASTE 10.000: 1
- Estruturas da AAC & Associações de Estudantes da UC; 5€/hora; 25€/dia (8 horas)
- Estruturas Externas à AAC; 8€/hora; 40€/dia (8 horas)
- Écran Reflecta Crystal Line 240X240 cm
- Estruturas da AAC & Associações de Estudantes da UC; 1€/hora; 5€/dia (8 horas)
- Estruturas Externas à AAC; 2€/hora; 10€/dia (8 horas)
- Leitor de DVD/BluRay/Multimédia e Som
- Estruturas da AAC & Associações de Estudantes da UC; 2€/hora; 10€/dia (8 horas)
- Estruturas Externas à AAC; 4€/hora; 20€/dia (8 horas)
- Microfones e Mesa de Som
- Estruturas da AAC & Associações de Estudantes da UC; 25€/dia (8 horas)
- Estruturas Externas à AAC; 30€/dia (8 horas)
3 – A todos os valores cobrados a Entidades Externas à Associação Académica de Coimbra acresce a taxa de IVA em vigor.
4 – Todos os pagamentos devem ser realizados na Tesouraria da Associação Académica de Coimbra ou por depósito na conta bancária do Centro de Estudos Cinematográficos (IBAN PT50.0036.0414.99106004966.66).
5 – A ausência de pagamento implica a interdição de uso até regularização da situação.
6 – As reservas para utilização implicam o pagamento do valor correspondente, ainda que não se concretize a utilização, salvo se a entidade requisitante comunicar o facto com, pelo menos, três dias de antecedência. O cancelamento da reserva num prazo inferior ao supracitado implicará a não devolução do pagamento realizado.
- Este prazo não é relevante em casos de força maior.
7 – Períodos de uso superiores ao requisitado serão faturados em conformidade.
8 – O requisitante é responsável pelo pagamento de todas as verbas relativamente a encargos adicionais contratados para o evento e/ou por taxas fixadas por lei.
9 – Todas as estruturas da Associação Académica de Coimbra deverão obrigatoriamente apresentar credencial emitida pela Direcção Geral no início da reserva junto com a folha de requisição impressa junto dos serviços de portaria da Associação Académica de Coimbra ou Centro de Estudos Cinematográficos..
Artigo 5.º
(Normas de Utilização)
1 – As reservas são realizadas mediante preenchimento da aplicação de reservas disponibilizada no sítio web do Centro de Estudos Cinematográficos — www.cecine.com.
2 – O preenchimento da requisição é entendida como o reconhecimento e aceitação expressa das condições financeiras e de uso constantes no presente Regulamento.
3 – As pré-reservas são confirmadas após análise do Centro de Estudos Cinematográficos, sendo enviado uma mensagem automática por email aquando da validação da reserva.
4 – Todas as reservas com custos de utilização devem ser confirmadas, por meio de pagamento, até 72 horas antes do período de uso, junto do Centro de Estudos Cinematográficos.
5 – As reservas que sejam canceladas com menos de 5 dias de antecedência sobre a data do evento podem estar sujeitas ao pagamento de 20% do total do valor da reserva.
6 – Confirmada uma reserva definitiva do espaço o Centro de Estudos Cinematográficos enviará à entidade requisitante a fatura correspondente à cedência de instalações, com todas as informações relativas aos espaços reservados, períodos de utilização e valores a pagar.
- No caso de Estruturas Internas da AAC, o documento de despesa só será processado após pagamento da reserva, figurando como uma Transferência Interna (TIN) isenta de impostos.
7 – A entidade requisitante deverá entregar, no momento inicial da reserva, ao porteiro ou segurança da Associação Académica de Coimbra a ficha de requisição impressa, ficando este responsável pelo preenchimento do relatório da sala.
- A ficha de requisição ficará ao cuidado do funcionário entregando‑a aos serviços de Tesouraria da Associação Académica de Coimbra para tratamento relativo a eventuais coimas, nova faturação da reserva e criação e gestão do arquivo de reservas.
- Verificando-se danos ou irregularidades no uso do espaço estes devem ser comunicados no menor tempo possível à Direcção do Centro de Estudos Cinematográficos à Administração da Associação Académica de Coimbra.
Artigo 5.º
(Serviços Incluídos)
1 – Nos custos de utilização está incluído o serviço de Limpeza, Segurança e acompanhamento ao requisitante no início e no término da reserva.
- Cabe ao funcionário que abre e encerra o espaço a verificação das condições da sala antes e após a sua utilização preenchendo, armazenando e encaminhando a ficha de requisição disponibilizada pelo sistema de reservas aos serviços previstos no presente regulamento.
- Todas as reservas com custos são validadas, na folha de requisição com carimbo da Tesouraria da Associação Académica de Coimbra ou do Centro de Estudos Cinematográficos e assinatura do responsável, após boa cobrança.
Artigo 6.º
(Serviços não incluídos)
1 – Os meios técnicos não estão incluídos na reserva base do espaço.
2 – Na utilização dos equipamentos técnicos existentes o Centro de Estudos Cinematográficos reserva-se o direito de exigir que estes sejam operados pelos seus técnicos„ devendo o utilizador suportar as despesas a fazer com os meios pedidos e horas de trabalho extraordinário a realizar em caso de necessidade.
2 – O Serviço de Secretariado das actividades a promover é da responsabilidade da entidade que obtém autorização para utilizar os espaços. O Centro de Estudos Cinematográficos não disponibiliza recursos humanos, nem materiais, para apoio a eventos, além dos expressos em regulamento.
3 – As águas, decoração floral e sinalética do evento são da responsabilidade exclusiva da entidade requisitante. Não é permitida a afixação de qualquer material nos corredores da Associação Académica de Coimbra e paredes do Mini-Auditório Salgado Zenha, de forma a evitar provocar danos materiais nos espaços utilizados. Não é permitida sinalética no exterior do edifício;
4 – Todas as licenças exigidas por lei, Direitos de Exibição, Direitos Conexos, Classificação Etária, Licenciamento da Sala para actividades Culturais entre outras, são da exclusiva responsabilidade da entidade requisitante do espaço.
- O Centro de Estudos Cinematográficos reserva-se no direito de não permitir a utilização do espaço sem que sejam apresentadas as licenças exigidas por lei para a realização das actividades programadas.
5 – O registo fotográfico e audiovisual dos eventos são da responsabilidade da entidade autorizada a utilizar o espaço e restringida ao espaço público do Mini-Auditório Salgado Zenha.
6 – A montagem e desmontagem das estruturas necessárias à realização das actividades, serão feitas pela entidade organizadora, sob a supervisão do Centro de Estudos Cinematográficos. O utilizador deverá garantir os recursos técnicos e humanos destinados às operações de montagem e desmontagem de materiais e equipamentos nos espaços, sendo obrigatório que os mesmos sejam transportados em suportes com rodízios e instalados afastados das paredes e portas e de forma a não degradar os pavimentos e as restantes estruturas.
7 – Ao Centro de Estudos Cinematográficos reserva-se o direito de fazer cessar os trabalhos de montagem e desmontagem de eventos que não estejam a cumprir com as disposições legais e contratuais aplicáveis, ou ordens e instruções que o Centro de Estudos Cinematográficos tenha emitido e que estejam a ser desrespeitadas, no seu exercício de supervisão.
8 – Estas montagens e desmontagens deverão acontecer dentro do horário requisitado.
Artigo 7.º
(Higiene e Segurança)
1 – É expressamente proibido fumar, beber e comer dentro do Auditório, cabendo à entidade requisitante a responsabilidade pela observância desta regra e à Segurança da Associação Académica de Coimbra a supervisão das normas de uso do Mini-Auditório Salgado Zenha.
- A violação desta regra implica a aplicação de uma coima de 25€ por hora requisitada no Mini-Auditório Salgado Zenha.
2 — Sem prejuízo do exercício das competências dos serviços de limpeza prestados pelo Centro de Estudos Cinematográficos, os utilizadores deverão manter devidamente limpas as áreas que lhes sejam cedidas, procedendo ao acondicionamento de lixos e desperdícios, nomeadamente, cartazes ou outros materiais de qualquer natureza utilizados para a realização do evento;
3 — Compete aos utilizadores zelar pela manutenção da ordem e segurança nas áreas cedidas, sem prejuízo do exercício das competências dos serviços de segurança prestados.
4– Por razões de segurança, a circulação dos participantes é condicionada aos espaços de reunião e às respetivas zonas de acesso;
5 — O Centro de Estudos Cinematográficos e a Direcção Geral da Associação Académica de Coimbra reservam-se o direito de ordenar a expulsão de toda e qualquer pessoa que desrespeite a tranquilidade, decoro e moral pública no interior das suas instalações;
6 — A entidade organizadora obriga-se a não permitir o acesso a um número de pessoas superior a 45 evitando pôr em risco a segurança de pessoas e bens;
7- Os utilizadores deverão deixar sempre livres e desimpedidas as saídas de emergência, os acessos aos equipamentos de emergência e aos serviços de urgência externos e respeitar os espaços destinados à circulação dos demais utentes;
8- Os utilizadores obrigam-se a não armazenar, utilizar ou permitir que alguém utilize nos espaços cedidos substâncias inflamáveis, explosivas, ilegais, ou quaisquer outras que provoquem danos nos espaços ou perturbem o bem-estar dos utentes da Associação Académica de Coimbra.
9 – É proibida a alteração da disposição do material existente no Mini-Auditório.
10 – Proibida a colocação de qualquer estrutura em frente às portas de outras salas.
Artigo 8.º
(Responsabilidade)
1 — As entidades a quem é cedido o espaço são obrigadas à sua prudente utilização e são integralmente responsáveis pelo licenciamento das actividades, bem como perdas, roubo e danos provocados nas instalações ou no equipamento, assim como pelas utilizações abusivas e negligentes que eventualmente deles sejam feitas, sejam eles infligidos pelos próprios, por empresas subcontratadas ou participantes no evento;
2 – A entidade requisitante poderá, mediante o prévio acordo escrito do Centro de Estudos Cinematográficos, proceder à decoração do espaço cedido para o evento, desde que não incorra em nenhum dos seguintes pontos:
- Alterações estruturais das áreas cedidas;
- Pregar, colar, cortar ou perfurar paredes, pavimentos, pilares, teto, entre outras componentes das áreas cedidas.
Se o espaço cedido não for restituído nas condições em que se encontrava à data de entrega, as reparações que tenham que ser efetuadas na sequência de danos causados, serão faturadas às entidades requerentes.
3 – As entidades autorizadas a utilizar o Mini-Auditório Salgado Zenha devem garantir que este uso não compromete a imagem institucional do Centro de Estudos Cinematográficos e da Associação Académica de Coimbra, não sendo nomeadamente permitidas práticas que atentem contra as orientações emanadas pelos seus Estatutos.
4 – A elaboração e a colocação de cartazes ou outro tipo de informação de divulgação é da inteira responsabilidade da entidade organizadora do evento, mas a sua afixação deverá ser previamente autorizada.
5 – Os utilizadores dos Mini-Auditório deverão abster-se de adotar e impedir que nas áreas cedidas alguém adote qualquer conduta que seja suscetível de afetar ou perturbar o normal desenvolvimento dos restantes serviços da Associação Académica de Coimbra. A utilização do espaço exige respeito quanto ao volume de som, ruído veiculado e utilização apropriada das áreas públicas;
6 – As entidades requisitantes são exclusivamente responsáveis pelo licenciamento das actividades a promover no Mini-Auditório Salgado Zenha.
Artigo 9.º
(Cauções)
1 – Ao Centro de Estudos Cinematográficos reserva-se o direito de exigir ao cessionário, aquando do deferimento do pedido, o pagamento de uma caução, a título de garantia do pagamento do valor devido pela utilização, bem como de eventuais danos geradores de responsabilidade civil.
2 – A caução prevista na alínea anterior é também aplicável nas cedências gratuitas.
3 – A caução prestada será restituída no prazo de 15 dias após a realização da atividade e do integral pagamento do preço da cedência, caso não se verifiquem quaisquer danos a indemnizar.
Artigo 10.º
(Disposições Gerais)
1 — O presente regulamento entra em vigor na data da sua aprovação, sendo revisto anualmente sem aviso prévio.
2 — O Regulamento em vigor estará publicado no sítio do Centro de Estudos Cinematográficos na internet.
3 – É reservado ao Centro de Estudos Cinematográficos o direito de decidir sobre os casos não previstos no presente Regulamento bem como proceder a necessárias alterações, dando conhecimento atempado a todos os interessados.